Das Verfahren

Das Verfahren ermöglicht eine vorausschauende Planung des Instandhaltungsbudgets bis zu 40 Jahren. Im Gegensatz zu bisherigen Ansätzen werden wichtige gebäudespezifische Eigenschaften, wie z.B. das Gebäudealter oder der Technikanteil berücksichtigt. Hierdurch ist eine transparente und belastbare Bestimmung des Instandhaltungsbudgets möglich.

Best Paper Award INservFM 

Die Berechnungsgrundlage ist ein prozentualer Anteil des Wiederbeschaffungswertes (WBW) der Immobilien. Für regelmäßige Maßnahmen 1,2% und für Außerordentliche im Alter zwischen 30 und 40 Jahren 4,4 % des Wiederbeschaffungswertes.

Bei der Bestimmung des Wiederbeschaffungswertes unterstützt das PABI-Tool©. Hier sind sechs unterschiedliche Möglichkeiten hinterlegt. U.a. kann auf Kennwerte zurückgegriffen werden.

Gebäudespezifische Eigenschaften, wie z.B. das Alter oder der Technikanteil, die sich auf die Höhe der Instandhaltungskosten auswirken, werden mit Gewichtungsfaktoren bei der Budgetberechnung berücksichtigt. Diese wurden auf Basis von Realdaten in zahlreichen Projekten für unterschiedliche Nutzungsarten kontinuierlich weiterentwickelt, angepasst und sukzessive ergänzt.

Erste grobe Abschätzungen sind durch die Berücksichtigung des Baujahres sowie der Nutzungsart möglich. Es wird jedoch empfohlen, die Berechnung durch weitere Angaben zu präzisieren. 

Die Instandhaltungskosten lassen sich mit Hilfe weniger Gebäudedaten berechnen. Diese Basisdaten liegen dem Instandhaltungsverantwortlichen in der Regel vor und sind nur einmalig zu erfassen. In den folgenden Jahren lassen sich die Kostenprognosen ohne weitere Dateneingabe bestimmen. 

Folgende Daten sind für eine aussagekräftige Berechnung erforderlich: 

Liegen einzelne Informationen nicht vor, so kann die Berechnung dennoch durchgeführt werden, jedoch sinkt die Aussagekraft durch das Weglassen von Einflussgrößen.

Für folgende Nutzungsarten wurde das Verfahren bisher entwickelt:

Weitere Nutzungsarten können bei Bedarf und nach näherer Untersuchung ergänzt werden. Sie können uns gerne kontaktieren.

Das Verfahren berücksichtigt die Bauwerkskosten, d.h. die Kostengruppen 300 und 400 gemäß DIN 276. Außenanlagen (KG 500) sind nicht berücksichtigt. Es ist zur Instandhaltungskostenprognose für größere Immobilienportfolien entwickelt, bei denen sich Abweichungen im Mittel ausgleichen. 

Nicht enthalten sind Kosten für Umbauten oder Erweiterungen sowie Grünflächen und Außenanlagen. Darüber hinaus sind in dem berechneten Budget keine Kosten für Maßnahmen aufgrund gesetzlicher Änderungen oder zur Schadstoffbeseitigung (z.B. Asbest, PCB) enthalten.

Das PABI-Verfahren bietet eine einfache aber dennoch solide Instandhaltungskostenprognose und zukünftig auch Personalbedarfsermittlung für Ihre Immobilien und deren Betreiben. Durch das Erfassen weniger objektspezifischer Daten ist eine transparente, vorausschauende Planung des Instandhaltungsbudgets Ihres Immobilienportfolios möglich. Die Aussagekraft ist durch Berücksichtigung der wichtigsten Gebäudeeigenschaften hoch. Der Umfang des gebildeten Instandhaltungsstaus kann durch eine jährliche Gegenüberstellung der berechneten Soll-Kosten mit den tatsächlichen Ausgaben aufgezeigt werden.

Das PABI-Verfahren ist seitüber 10 Jahren in der Praxis erprobt. Bei der Entwicklung wurde der Fokus auf eine einfache Umsetzbarkeit gelegt. Das Verfahren kann mit minimalem Aufwand angewandt werden. Es sind nur wenige Gebäudeinformationen notwendig, die in der Regel bekannt sind. Das Verfahren ist durch spezifische Einflussfaktoren individuell anpassbar und kann hinsichtlich Genauigkeit und Aufwand skaliert werden. Die Anwendung wird seit 5 Jahren durch ein Excel-Tool und seit diesem Jahr durch eine CAFM Software-Paket unterstütz.

DerAnsatz wurde von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt im Rahmen der Richtlinie „Instandhaltung kommunaler Gebäude- Budgets ermitteln und Aufwand für Folgejahre planen“ aufgegriffen.

Die Gegenüberstellung der nach PABI berechneten Soll-Kosten mit den tatsächlich getätigten Ausgaben ermöglicht einen umfassenden Überblick. Der laufende Soll-Ist-Vergleich gibt Auskunft über einen eventuell entstandenen Instandhaltungsstau. Hiermit erhält der Instandhaltungsverantwortliche eine weitere Argumentationshilfe, um Führungskräften die Notwendigkeit der Instandhaltungsmittel zu verdeutlichen. Auch eine strategische Instandhaltungsplanung für das gesamte Immobilienportfolio ist auf dieser Grundlage möglich.

Sowohl im PABI-Excel-Tool als auch im CAFM Software-Tool können die tatsächlichen Instandhaltungsausgaben eingegeben und mit den berechneten Soll-Kosten verglichen werden. Abweichungen werden Jahr für Jahr aufsummiert und auch grafisch angezeigt.